Digitalisering in de K5

Eenduidige digitale informatie is waar de K5-gemeenten op aankoersen met hun digitalisering. Onlangs hebben vijf K5-bestuurders een leveringsovereenkomst voor nieuwe software voor een Document Management Systeem met de firma BCT ondertekend. Tijdens de kick-off bijeenkomst in Haastrecht, waar ook managers en medewerkers Documentaire Informatie Voorziening aanwezig waren, werd het startsein gegeven voor de 1e fase van de digitalisering van de administratieve organisatie bij de K5-gemeenten.

Wat gaat er veranderen? De post wordt voortaan ingescand. Medewerkers gaan de post digitaal bekijken en het afhandelen verloopt in stapjes. Aan de hand van een beschrijving van de werkprocessen, wordt elk stapje voorzien van een digitaal document, dat degenen die aan het onderwerp werken kunnen inzien. Ook is digitaal na te gaan op welke afdeling en bij wie het document is. Een hoop zoekwerk wordt zo bespaard.

Stap voor stap wordt de visie “K5-gemeenten in digitaal perspectief” uitgevoerd. In de eerste fase wordt alle inkomende en uitgaande post digitaal opgeslagen en beheerd. Elke gemeente doet dit op dezelfde manier met dezelfde software. De informatie wordt toegankelijk voor geautoriseerde gebruikers via aangesloten computers, ongeacht de locatie. Ook burgers krijgen via internet steeds meer informatie tot hun beschikking. In de toekomst is het mogelijk een aanvraag - bijvoorbeeld voor een vergunning - digitaal te volgen binnen de gemeentelijke organisatie. Een geautoriseerde gebruiker kan dan de status van zijn aanvraag online nagaan. De K5-gemeenten vergroten zo hun service aan de inwoners van de Krimpenerwaard.